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自動集計で楽しよう！ Excel 経費管理表の作り方①

2024年1月25日

自動集計で楽しよう！Excel 経費管理表の作り方①

理想の家計簿って、どんな家計簿？

お金の流れがよくわかる
お金がたまる
シンプルで使いやすい

20代から家計簿をつけ始めて、まがりなりに続けてきたものの、
ただの記録だったら意味ないんじゃ・・・と思うようになり、
理想の家計簿を探してきました

そこで、今年は、まかない費管理簿を作りました
シンプルな作業で、日々のお金の流れが一目でわかる管理簿です

費目やデザインは自由設定が可能です
ExcelのスキルUPにもなります
まずは、いっしょに作りましょう

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ポイントと流れ

自動集計で楽しよう！Excel経費管理表の作り方①

ポイントは、自動集計の表を作ろうです
①では、どんな表を作るのかを理解していただき、テーブルやリストの使い方を知っていただくことです

流れは、以下のとおりです

  1. まかない費管理簿の特徴
  2. 基本の入力や設定をしよう
  3. 月・日・曜日を設定（参照式・表示形式）
  4. テーブルの表にしよう
  5. 費目をリストから選べるようにしよう
  6. テーブルの表とは？

それでは、はじめてまいりましょう

まかない費管理簿の特徴

まかない費管理簿とはどんなものでしょうか
具体的にみていきましょう

まかない費管理簿の特徴

上の表で、変動のある費目と予算を設定しておく

下の表に、費用が発生したら入力する
日付を入力すると、タイトルの右側に何月か表示
費目は、リストから選んで入力する

入力すると、すぐ、上の支出欄に反映され、合計・残高が計算される
さらに、グラフで視覚的に現在の支出状況が見える

という表です

基本の入力や設定をしよう

イメージできましたら、下図を参考に入力や設定をしましょう

文字入力・行列のサイズ・文字の配置

基本の入力や設定をしよう１
  1. 上図を参考に文字を入力しよう
  2. 列幅を変更しよう
    A列：1.0
    CD列：12.0
    EF列：20.0
  3. 行の高さ
    2行目～13行目：18.5
  4. 文字の配置：中央揃え
    B3～D3
    B9
    B12

中央揃えの詳細は、こちらへ → → → はじめてのExcel（エクセル） 表作成の基礎

行・列の詳細は、こちらへ → → → はじめてのExcel(エクセル) 表の列幅・行の高さを変更しよう

タイトルの書式・罫線・セル結合

基本の入力や設定をしよう２
  1. B1の文字をタイトルらしくしよう
    フォント：BIZ UDPゴシック
    フォントサイズ：14P
  2. 罫線（けいせん）を引こう：格子線
  3. B10:C10を結合して中央揃え
  4. B10:C10を右揃え

月日・合計・残高を設定

①に日付を入力すると、②に”○月”と表示されるようにしよう
③④は、SUM関数で合計を
⑤は、③-④の引き算の式を入力しよう

月日・合計・残高を設定
  1. B13に 1/1 と入力
    表示形式のユーザー定義を使って、d(aaa) と入力
  2. D1にB13を参照する式、=B13 を入力
    表示形式のユーザー定義を使って、m"月" と入力
  3. SUM関数
    =SUM(C4:C8) と入力
  4. SUM関数
    =SUM(4:D8) と入力
  5. ひき算
    =C9-D9 と入力

表示形式おさらい

表示形式が不安な方は、下図をご参考にしてくださいね

表示形式おさらい
  1. 設定するセルを選択後、ホームタブ→数値グループ→表示形式と進む
  2. 分類：ユーザー定義
  3. 種類
    日にち（曜日）：d(aaa)
    ○月：m"月"
    日本語以外は、半角で入力しよう
  4. OKをクリック

テーブルの表にしよう

テーブルの使い方

B12～F13を、テーブルの表にしよう

テーブルの表にしよう１
  1. B12をクリック
  2. 挿入タブをクリック
  3. テーブルをクリック
テーブルの表にしよう２
  1. 表の範囲が表示されるので確認
  2. 「先頭をテーブルの見出しとして使用する」にチェックがあるか確認
    なければチェックを入れる
  3. OKをクリック

テーブルの表になった

クイックスタイルの使い方

クイックスタイルは、あらかじめ罫線や塗りつぶしの色を設定してくれたものです
クリックするだけでデザインを変えられます
さっそく使ってみましょう

テーブルの表にしよう３
  1. 表内のどこかをクリック
    （例：B12を選択）
  2. テーブルデザインタブをクリック
  3. クイックスタイルをクリック
テーブルの表にしよう４
  1. 表内のどこかをクリック
    （例：B12を選択）
  2. テーブルデザインタブをクリック
  3. クイックスタイルをクリック

費目をリストから選べるようにしよう

データの入力規則・リストの設定方法

データの入力規則を使うと、リストから選択するだけで文字が入力されます
費目を入力するさい、リストから選択できるようにしましょう

費目をリストから選べるようにしよう１
  1. C13をクリック
  2. データタブをクリック
  3. データの入力規則をクリック
  4. さらに、データの入力規則をクリック
費目をリストから選べるようにしよう２

データの入力規則のダイアログボックスが出る

  1. 設定タブを確認
  2. 入力値の種類の「ｖ」をクリック
  3. リストをクリック
  4. OKをクリック
費目をリストから選べるようにしよう３
  1. 元の値のボックス内をクリックしてカーソルを出す
  2. B4:B8をドラッグ
    ボックス内に範囲が表示
  3. OKをクリック

これでリストの設定は完了です

リストの使い方

C13に、リストを使って「こずかい」と入力しましょう

費目をリストから選べるようにしよう４
  1. C13をクリック
  2. C13の右側の▼をクリック
  3. 一覧から「こずかい」をクリック

テーブルの表を完成しよう

費目をリストから選べるようにしよう５
  1. C13に「こずかい」と入力された
  2. 次のように入力しよう
    D14：5000
    E14：みーちゃん
  3. B14：1/1

下図を参考に、表を完成させよう

費目をリストから選べるようにしよう６
  1. 日付：1/1 のように、半角で入力
  2. 費目：▼をクリックして、リストから選ぼう
  3. 金額：半角で入力
  4. 備考１：一度入力した文字は、入力しかけると候補が出るので、Enterで確定しよう

テーブルの表とは？

最初に知っているとよい、テーブルの機能をご紹介します

並べ替え・フィルター

表の項目の▼をクリックして出た画面では、その項目を基準に、昇順・降順で並べ替えることができます

たとえば、下図で昇順をクリックすると、費目の項目名が「あいうえお」順に並べ替わります

降順をクリックすると、費目の項目名が、「おえういあ」の順に並べ変わります

今度は、フィルターを使ってみましょう

テーブルの表とは？１
  1. 項目の右側の▼をクリック
  2. 今できることが表示される
    すべて選択のチェックをはずす
  3. 食費にチェックを入れる
  4. OKをクリック

フィルターの解除方法

テーブルの表とは？２
  1. 食費だけが表示された
  2. 費目の右下が、フィルターのマークになった
  3. 解除は、②をクリックし、「”費目”からフィルターをクリア」をクリック
  4. OKをクリック

フィルターが解除されました

行・列の選択方法

テーブル機能で便利なのが、行や列のデータの選択が簡単にできることです

テーブルの表とは？３
  • 費目の上で、マウスポインタが、下向き矢印になったらクリック

データが大量でも、楽に選択できます

行も同様に選択ができます

まとめ

今回は、テーブルの表や、データの入力規則をつかって、まかない費管理簿の途中まで作りました

内容が多くなりますので、今回はここまでです
保存をしておきましょう
たいへんお疲れ様でした
次回、完成予定です

自動化すると、最初の設定が多くてたいへんです
が、後々が楽になりますので、次回も頑張って仕上げてまいりましょう

最後までお付き合いいただき、たいへんありがとうございました

つぎへ進まれるかたは、こちらへ → → → 自動集計で楽しよう！ Excel経費管理表の作り方②

Excel講座一覧は、こちらへ → → → Excel講座一覧

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